第一章 总则
第一条 为进一步加强合同管理，规范北京市对外贸易学校（以下简称“学校”）订立、履行合同行为，预防合同风险，减少合同纠纷，保障学校资金安全，维护国家利益、社会公共利益和合同各方当事人的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律、法规和规章，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校对外订立的采购货物、服务或工程等有偿服务合同以及各类服务协议。
第三条 采购货物、服务或工程等有偿服务价款单次达到人民币5万元（含）以上，或从同一供应商采购货物、服务或工程等有偿服务价款预计一年内累计达到人民币5万元（含）以上的经济活动，原则上应订立书面合同。
有下列特殊情形的，按照如下要求办理：
（一）对于价款虽不足5万元但经办人员认为有必要订立合同的其他情形的；
（二）与各大正规商超、超市实体店或网络店发生即时清算的一般经济活动，原则上无需订立书面合同，但应把交易明细随同发票交给学校管理部门。
第四条 订立、履行和管理合同，必须遵守相关法律和法规，任何部门和个人不得利用合同进行违法活动、扰乱社会经济秩序、损害学校利益和社会公共利益、牟取非法收入。
第五条 合同实行“谁经办、谁负责”的原则。有多个经办人的，由首办者对该合同事项承担长期责任，且所有经办人向学校共同负责、承担连带责任。经办人包括办理合同订立、履行、管理等事务的人。合同承办部门负责人和经办人应当学习和应用合同订立、履行、证据收集、纠纷预防和处理的法律常识。
未经授权，不得以学校名义对外签订合同。
对外合同原则上应由学校法定代表人签订，法定代表人可以书面授权委托代理人签订合同，委托代理人负责授权范围内合同的签订。
第六条 学校各部门在办理各类合同协商、订立事务时，必须以“北京市对外贸易学校”名义，并加盖“北京市对外贸易学校”公章或合同专用章。
第二章 管理机构及职责
第七条 合同管理实行合同承办部门管理和管理部门管理相结合的原则。合同承办部门为具体负责签订和履行合同的部门，合同管理部门为学校党政办公室及财务处。
第八条 合同承办部门是合同的主责部门，具体职责：
（一）负责合同项目的调研、可行性和合理性论证评估；
（二）负责审查合同相对方的主体资格、资信、履约能力；
（三）负责订立合同过程中的协商与谈判，及合同文本的拟定与修改，在合法、公平原则下选择对学校权益最大化的方案；
（四）负责按规定提交法律顾问审查，履行合同签订审批程序；
（五）负责合同的履行及验收，妥善办理交付、接收、验收、安装、归档等各项事务，及时解决合同履约过程中出现的问题；
（六）负责本部门合同档案的管理，并把合同相关档案材料及时备份给学校党政办公室和财务处；
（七）其他应由承办部门承担的职责。
第九条 党政办公室是合同业务管理部门。具体职责：
（一）负责制订学校合同管理办法并组织实施；
（二）负责参与学校特殊合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；
（三）对合同的程序性、合法性、有效性进行审查；
（四）审核法定代表人授权委托书；
（五）办理合同编号、盖章等事宜；
（六）参与处理对外合同纠纷的协调工作；
（七）负责合同资料归档管理工作；
（八）其他应由党政办公室承担的职责。
第十条 财务处是合同资金管理部门。具体职责：
（一）负责对合同的项目资金来源、合同金额、结算方式、票据等方面进行审核确认；
（二）负责合同资金支付的财务审核工作，配合各部门完成合同款的财务支付手续；
（三）负责建立合同财务账，及时登记合同支付记录；
（四）其他应由财务处承担的职责。
第三章 合同谈判和起草
第十一条 承办部门应就合同项目进行必要性、可行性和合理性论证评估；确定有一定经验的人员为具体经办人。
第十二条 承办部门应当按照法律、法规规定的程序和条件来确定合同对方当事人，应当对合同对方当事人的资格、资信、履约能力、是否涉诉等情况进行充分了解或尽职调查，并收集、整理有关资料。必要时可以委托专业机构进行资信调查。承办部门就尽职调查的准确性、全面性向学校承担责任。
对方当事人有下列情况之一的不得签订合同：
（一）违反国家法律、法规、政策的；
（二）有欺诈、胁迫等行为的；
（三）损害国家、集体和社会公共利益的；
（四）代理人（经办人）超越代理权限的；
（五）无履约能力与承担经济责任能力的；
（六）有违法、失信等情形的；
（七）其他不得签订合同的情形。
第十三条 与合同对方当事人谈判时，承办部门应根据项目复杂程度、所涉标的金额大小等因素，指定经办人负责或组织成立谈判工作小组，并就谈判的权限、范围做出明确授权，谈判人员或谈判工作小组应在授权范围内与合同对方当事人进行协商，并详细记录协商和议定合同条款的情况。
第十四条 合同谈判和起草过程中，承办部门应当对合同的法律、经济、技术和社会稳定等方面的风险进行预先分析，必要时可以进行风险论证。涉及重大、疑难问题或风险较大的情况，可以邀请有关专家参加论证。论证过程中的重要事项和参与人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。
第十五条 合同项目涉及其他部门职能的，承办部门应在合同谈判和起草过程中，征求相关部门的意见。
第十六条 有国家或北京市有关部门制定的合同示范文本的，应当优先使用合同示范文本，可根据实际需要在合同示范文本的基础上进行修改、完善。
第十七条 合同承办部门应掌握合同相对方的基本信息并保留其相应的书面证明文件存档备查。书面证明文件一般包括：企业法人营业执照、非营利性法人证书、授权委托书、法定代表人身份证明、担保函、公证书、资质证明、违法失信情况查询记录等。
第十八条 合同起草过程中，合同各方当事人应当进行充分协商。合同一般应包含以下条款：
（一）合同主体的名称、地址、详细联系方式和负责人姓名；
（二）合同项目的详细内容，标的及数量、质量；
（三）价款或报酬、支付方式、付款时限；
（四）履行期限、地点和方式；
（五）质量技术标准和保质期；
（六）合同验收标准；
（七）合同当事人的权利和义务；
（八）违约责任及赔偿损失的计算方式；
（九）合同变更、解除及终止的条件；
（十）合同争议解决方式、管辖；
（十一）生效条件、订立日期及地点；
（十二）其他必要条款。
学校对外订立的框架性协议可仅对合作事宜作原则性约定。
第十九条 合同有关内容应符合以下规定：
（一）合同涉及知识产权的，应当明确知识产权归属、使用权限、权利负担以及侵权责任；
（二）合同涉及保密事项的，承办部门应与合同对方当事人签订书面保密协定，并采取必要的保密措施；
（三）支付方式应与实际履行进度相匹配，履行期较长、数额较大的合同，原则上应约定分期付款；
（四）涉及建设工程、大宗设备购置等内容的，应按国家和有关部门规定明确质保期和质量保证金，直至工程竣工验收或培训、设备调试等相关程序或责任全部履行完毕；
（五）选择合同争议解决方式时，如在履行过程中发生争议或纠纷，协商不能解决时，原则上应约定向北京市朝阳区人民法院提起诉讼。
第二十条 起草、订立合同不得有下列内容、情形：
（一）约定违背诚实信用原则的内容；
（二）约定损害了国家、第三人或社会公共利益的内容；
（三）承诺合同对方当事人或第三人提出的违法违规要求；
（四）违反法定程序和法定条件订立合同；
（五）约定超越单位职权范围的义务；
（六）不具备法人资格的单位内设机构，以自己名义订立涉及设立、变更、终止民事权利义务关系的合同；
（七）约定支付价款或报酬，但无相关预算资金的；
（八）约定学校为保证人，或以学校固定资产对外担保，或违反法律规定作为合同当事人的担保人的；
（九）违规将财政性资金对外借款；
（十）合同内容显失公平或者对学校明显不利的；
（十一）法律、法规、规章规定的其他禁止情形。
第四章 合同的审批和订立
第二十一条 签订合同前，承办部门应填报《北京市对外贸易学校经济合同签订审批单》（见附件3），按顺序提交财务处、党政办公室、相关技术部门进行必要的专业审查，再报相关校领导审批后方可签订。
需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。
财政项目合同及其他合同金额达到20万元（含）项目的合同、所有合同补充协议等特殊协议，在履行审批程序前，承办部门必须先提交法律顾问审查。合同金额达到50万元（含）以上的，履行合同审批签字后，必须经校党委会审议后，方可签订。
项目合同履行期限或项目实施期限一般不超过一年；对于购买需求具有相对固定性、延续性且价格变化幅度小的政府购买服务项目，在年度预算能够保障的前提下，合同期限最多不超过3年。若上级有相关明确规定的，则应以上级规定为准。
第二十二条 以下几种情形下，合同无须提交法律顾问审查。
（一）使用国家或北京市相关政府部门制定的制式合同；
（二）原合同签订时履行过审核程序，且原合同及续签合同期限均为一年（含）以内的合同。
第二十三条 合同审查应包括以下内容：
（一）合同所涉及资金预算及来源是否准确，所涉及事项及资金是否已经相应程序批准，是否按规范履行采购程序，是否存在合同手续倒置等情形；
（二）合同订立主体是否具备签约主体资格，包括合同对方当事人名称与身份证件、营业执照或事业法人登记证书等主体资格证明文件是否相一致、有效，是否具备完全的民事权利能力、民事行为能力及履行合同义务的资质和能力，签约是否获得了合法、充分的授权等；
（三）合同是否按要求提交法律顾问审查，必备条款是否具备，是否符合本办法第十九条及第二十条规定；
（四）合同文字表述是否准确、规范、严谨，是否存在序号错乱、援引错误或内容冲突，是否存在歧义；主从合同、合同与附件、清单等文件之间是否有效衔接；
（五）合同约定是否违反法律法规或损害国家、社会公共利益，侵犯第三方的合法权益；
（六）合同约定的权利义务是否明确、对等；
（七）其他需要审查的内容。
第二十四条 未经审查或审查未通过的合同，不得签订。合同文本通过审核后，在实际签订时对合同条款有实质性变更的，应重新履行审核程序。
第二十五条 合同的签订
（一）合同正式文本须由学校法定代表人或委托代理人签字，加盖单位公章或合同专用章，合同内容多于一页的，应同时加盖骑缝章，方能生效。签订时应检查合同对方当事人的名称与合同落款签章是否一致。
（二）合同由委托代理人签字的，必须持法定代表人签发并加盖公章的《法定代表人授权委托书》（见附件2），并在授权范围内签订合同。
（三）合同要求至少一式五份，学校三份、对方两份。学校持有的三份合同，其中：党政办公室保管一份、财务处保管一份、合同承办部门保管一份。
（四）合同盖章需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖章时，需在对方盖章后，并查对无误的情况下学校方可盖章。
（五）法律、法规规定或者学校认为需要公证的合同，应当办理公证手续。
第五章 合同的履行
第二十六条 合同履行的原则
（一）合同依法成立，即具有法律约束力。各方严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行；
（二）合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。合同条款或法律未规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准；
（三）合同承办部门应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理并汇报，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。否则，造成经济合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
第二十七条 合同履行中的职责
合同承办部门牵头，会同学校财务等部门办理合同履行的事务，及时向合同监督部门、学校负责人通报履约情况，向学校承担责任。
合同承办部门应指派有经验的工作人员具体办理合同履行事务。对对方当事人可能违约、违法等风险，及时、敏锐地收集信息并与法律顾问共同研判，提示学校依法行使顺序履行抗辩权、同时履行抗辩权、不安抗辩权等权利和办理申请公证、诉前保全、提起诉讼、诉讼保全等事务。
合同承办部门应收集和保管合同订立、履行、纠纷处理等全部纸质、电子、实物类证据。
第二十八条 合同验收和结算
（一）合同履行完毕，合同承办部门应及时按合同约定的内容或标准，组织验收，验收合格后依财务规定提供合同及验收材料，按照约定进行付款结算；
（二）财务处遇下列情况，有权拒绝办理资金结算。
1.合同签批手续或支付手续不完备的；
2.发票信息与合同对方当事人名称、开户行或账号等信息不一致的；
3.未按合同约定付款，应验收未验收，验收手续不齐，以及其他不符合资金结算条件的。
第六章 合同变更、解除和终止
第二十九条 合同承办部门如发现对方当事人没有按照合同约定履行义务或合同履行中遇到变更、违约、解除、终止或不可抗力等情况时，应及时向主管校领导报告，采取措施预防和应对合同风险的发生，以避免经济损失。
第三十条 出现下述情况之一的，可以变更或解除合同：
（一）变更或解除合同，需经过双方当事人的协商同意，但不得损害国家、集体和社会公共利益或第三方的合法权益；
（二）一方当事人由于某种原因而确实无法继续履行合同约定的；
（三）由于不可抗力，或当事人虽无过错，但无法防止的外因致使该合同无法继续履行的；
（四）由于一方违约，致使该合同无法继续履行的。
解除合同之前，承办部门须征求法律顾问意见。
第三十一条 变更合同的，应依照合同起草和审批的规定履行程序，重新签订新的变更合同。
第三十二条 符合法定或合同约定的条件解除合同的，应当签署书面解除协议。解除协议应包含原合同中双方权利、义务的履行情况、协议解除后各方应承担的责任、解除协议的争议解决方式和生效要件。
第三十三条 有下列情形之一的，合同的权利和义务终止：
（一）已经按照约定履行完毕；
（二）合同解除；
（三）合同的权利和义务相互抵销；
（四）法律规定或当事人约定的其他情形。
第七章 合同纠纷的处理
第三十四条 处理合同纠纷的原则是：坚持以事实为依据、以法律为准绳，全面、有效维护学校合法权益。以双方协商解决为基本办法。协商不能解决的，通过仲裁或诉讼程序解决。
第三十五条 须经仲裁或诉讼程序解决的合同纠纷，由合同承办部门组织研究确定具体方案，报校党委会审议通过后，由合同承办部门具体实施。
第三十六条 合同纠纷涉及的相关部门应当及时提供相关资料和信息，为学校处理合同纠纷提供必要支持。
第三十七条 合同承办部门在处理合同纠纷过程中应维护学校权益。纠纷处理完毕，应形成书面报告，说明纠纷处理的过程和结果，并应对发生纠纷的原因做出分析，提出相应的工作建议。
第三十八条 在处理合同纠纷过程中，承办部门不得有下列行为：
（一）未经学校同意，擅自放弃属于校方享有的合法权益；
（二）无正当理由，拒不履行学校应当履行的义务。
第八章 合同档案管理
第三十九条 合同原件及相关资料应于签署后当日交党政办公室进行集中管理，党政办公室应建立合同台账。合同承办部门在工作中一般情况下使用合同复印件。
第四十条 合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、合同管理流程单、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。
第四十一条 合同材料保管期限不少于10年。法律、法规、上级主管单位的相关文件对保管期限另有规定的，从其规定。
第九章 监督检查及责任追究
第四十二条 合同的订立、履行、变更、解除或终止，接受上级部门的监督与检查。
第四十三条 学校纪委负责对涉及合同签订、履行、验收中的违纪行为投诉举报的受理、调查及处理。检查合同管理制度的执行情况，发现存在问题的，提出整改意见，由合同承办部门对照整改。
合同承办部门负责人和经办人应当自觉接受和配合监督、调查。
第四十四条 违反本办法规定、有下列情形之一的，依法依规追究部门和责任人责任，涉嫌违法犯罪的，移交司法机关依法处理。
（一）在合同订立、审查、履行过程中与他人恶意串通、损害学校利益的；
（二）在合同订立、审查、履行过程中玩忽职守、滥用职权、收受贿赂的；
（三）未经合法性审查或者未通过合法性审查擅自对外订立合同的；
（四）擅自放弃学校部分合法权益的；
（五）未按有关规定保守相关秘密的；
（六）未妥善保管合同资料或档案材料的；
（七）有其他违法违规或者严重损害学校权益行为的。
第四十五条 在合同订立、履行、管理、纠纷处理等事务中故意或者有重大过失，严重损害学校权益的，学校依据法律、纪律、劳动规章制度给予扣发工资和其他待遇、降级、降职、辞退、开除等处分。需要报请上级部门批准的，依法报请批准。
第十章 附则
第四十六条 本办法未尽事宜依照北京市商务局、北京市财政局等上级部门有关政策、制度执行。
第四十七条 本办法由学校党政办公室负责解释。
第四十八条 本办法自印发之日起施行。
