第一章 总则
第一条 为规范北京市对外贸易学校（以下简称“学校”）软硬件设备采购流程，保障学校计算机系统及软件安全稳定运行，制定本规定。
第二条 学校采购的软硬件（含国产软硬件和进口软硬件）、自行开发并自用的软硬件及委托他人开发的自用、专用软硬件的采购，适用本规定。
第三条 本规定所称的软硬件，是指计算机软硬件、信息系统、设备中嵌入的软硬件或者在提供计算机信息系统集成、应用服务等技术服务时提供的计算机软硬件。
本规定所称的国产软硬件，是指在我国境内开发生产的软硬件。
本规定所称的进口软硬件，是指在我国境外开发，以各种形式在我国生产、经营的软硬件。
第二章 资金保障
第四条 信息中心每年根据工作需求编制采购预算，并纳入学校年度预算，确保软件正版化工作资金到位、管理到位。
第三章 采购途径
第五条 软硬件设备采购原则上需按照市财政局及学校相关要求，通过北京市政府采购电子卖场（京华云采）网站进行协议采购，如遇拟采购的设备不在上述网站之中，需另行上会讨论。
第四章 申请、评估、审批与采购
第六条 采购申请由需求部门提出，填写软硬件设备采购需求申请表（详见附件1），部门负责人签字后交由信息中心进行采购前评估，主要评估采购的需求及软硬设备功能、数量、型号、成本。信息中心评估通过后，由申请部门上报其分管校领导审批，并交信息中心存档。
第七条 信息中心汇总各部门存档的采购需求后，填写软硬件设备采购计划表（详见附件2），分别由信息中心、财务处、总务处审核，审核结束后报分管信息中心的校领导审批，并报学校主要领导审批。
第八条 经批准的采购需求由信息中心进行采购。采购的计算机操作系统须符合预装正版操作系统软件的要求；采购的商业软件应严格按照采购协议的约定，重点加强对软件授权证书或许可协议等资料的管理工作，切实维护采购软件版权的合法性。
第五章 到货验收
第九条 采购的硬软件设备到货后，必须经过验收，才能正式投入使用。
第十条 软件到货后，验收工作按照合同要求执行，信息中心根据合同规定当场验货。有条件的须检查硬件设备是否有损坏，备品、配件、功能等是否齐全。软件设备到货后，验收方须检查软件介质是否有损坏，相关资料是否齐全等。
第十一条 到货验收合格后，签收到货单，并复印存档；若不合格，则拒绝签收。
第六章 资产管理
第十二条 采购的设备到货签收后，由总务处根据相关规定办理固定资产或无形资产登记手续。
第十三条 总务处对采购的硬软件设备建立相关档案，并参照相关资产管理办法进行管理。对采购的操作系统、办公软件及杀毒软件的相关信息做好记录，保存并集中存放好各类合同、授权证书、载体、登记证书、序列号或其他证明文件。
第七章 附则
第十四条 本规定由学校软件正版化工作领导小组负责解释。
第十五条 本规定自2023年7月11日起执行。
附件:1.软硬件设备采购需求申请表
