第一章 总 则
第一条 为加强北京市对外贸易学校（以下简称“学校”）政府采购管理和监督，确保学校采购工作规范有序进行，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（中华人民共和国财政部令第87号）、《政府采购非招标采购方式管理办法》（中华人民共和国财政部令第74号）以及相关法律、法规条款，结合学校的实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称采购，是指有偿取得货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
第三条 本办法所称政府采购是指按照政府采购法律法规、制度规定的方式和程序，使用纳入预算管理的资金，采购北京市公布的集中采购目录以内的或采购限额标准以上（指目录外单项或批量达到100万元（含））的货物、服务和工程的行为。
第四条 采购应遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。
第二章 职责分工
第五条 根据采购活动中各方的职责分工，具体分为：采购需求（归口）部门、财务处、项目管理领导小组、采购评议小组等。
第六条 按照谁采购谁负责的原则，采购需求（归口）部门是采购工作的主责部门，负责采购项目预算申报、组织实施及项目验收等工作；财务处是采购归口管理部门，负责按采购相关规范履行相应职责，统筹管理预算资金，做好采购事项的资金保障。各部门各负其责，共同保障采购工作的顺利实施。具体职责如下：
（一）采购需求（归口）部门主要职责包括：
1、负责编报政府采购预算、制定采购计划；
2、负责提出采购项目需求申请；
3、负责采购项目需求论证、开标、评标等工作；
4、负责采购结果确定工作；
5、负责采购合同的起草、签订；
6、负责办理采购资金支付申请；
7、负责落实采购项目绩效目标；
8、负责采购项目的验收工作；
9、负责项目采购文件整理及备档工作；
（二）财务处主要职责包括：
1、负责制定采购相关管理制度；
2、负责政府采购项目预算审核及汇总；
3、负责采购项目预算资金审核、确认；
4、负责组织采购代理机构的选取；
5、负责审核支付申请、办理支付手续；
6、负责按照信息公开要求进行政府采购信息公开。
第七条 项目管理领导小组是项目采购需求审批机构。
项目管理领导小组在校长领导下总体负责项目管理工作（项目管理领导小组构成见《北京市对外贸易学校项目管理办法》）。在采购管理程序中，项目管理领导小组组长负责对各部门项目采购需求的审批工作。
第八条 学校设立采购评议小组（以下简称采购小组）。
采购小组组长由采购部门负责人担任，采购小组组长不具有投票权，采购小组成员包括：采购项目负责人、采购部门及其他相关部门人员。对于采购项目技术复杂、专业性要求较强或采购小组评议结果无法确认采购供应商的情况，采购需求（归口）部门可以申请外聘专家作为采购小组成员。采购小组有投票权的成员一般由3、5、7人及以上奇数组成，其中需求部门不应占多数。其职责主要包括：
（一）负责采购目录内5万-100万的项目采购供应商评议；
（二）负责采购目录外限额标准下，5万-50万的项目采购供应商评议；
（三）负责采购业务的质疑投诉答复及纠纷处理。
第三章 采购审批
第九条 学校各类采购必须首先履行采购审批程序。非项目采购由采购需求（归口）部门提出书面申请，部门负责人签字后报财务处复核，再报部门主管领导和校长审批；项目采购按本办法第十条规定履行审批程序。
第十条 项目采购需求申请及审批。由采购需求（归口）部门提出项目采购需求，填写《北京市对外贸易学校项目采购需求申请单》（附件1）（以下简称“采购申请单”），按如下程序报批。
（一）项目负责人提出项目采购需求申请单，并填写项目采购金额及采购内容、拟采用采购方式等，经项目负责部门负责人签字后，由财务处审核采购资金来源是否准确、采购金额是否与预算评审结果一致、采购方式是否正确等。
（二）涉及相关部门的由相关部门负责人签字。相关部门包括总务部门、信息中心、安全管理部门等。在采购形成资产或者施工与水电等有关的情况下，相关部门为总务部门；在采购涉及信息化产品或服务情况下，相关部门为信息中心；在采购或施工涉及安全工作情况下，相关部门为保卫科。
（三）相关部门确认后，报主管领导审核，报项目管理领导小组组长审批。
第四章 政府采购程序规范
第十一条 政府采购项目包括“集中采购项目”、“分散采购项目”。集中采购项目是指纳入北京市年度政府采购集中采购目录的项目（以下简称“目录内采购”）；分散采购项目是指除目录内和部门集中采购项目外，采购单项或者批量金额达到100万元（含）以上的货物、服务和工程项目。
第十二条 凡纳入政府采购的项目，均需编制政府采购预算，并遵循如下采购程序。未纳入政府采购预算及政府采购计划的项目，不得开展政府采购。
（一）编制采购预算。采购需求（归口）部门根据年度工作安排编报政府采购预算，按照《北京市对外贸易学校预算管理办法》要求报审报批。
（二）公开采购意向。除以协议供货、定点采购方式实施的小额零星采购和由财政部门另行规定组织的带量集中采购外，按项目实施的集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程、服务采购均应当公开采购意向30天以上方可进行采购执行流程。
（三）采购申请及立项。采购需求（归口）部门提出采购需求，履行采购审批程序。财务处根据审批结果，登录市财政局预算管理一体化系统进行采购立项操作。
（四）采购执行。目录内采购100万以下（不含）的，按本办法第五章规定程序确定供应商后，按照《北京市对外贸易学校电子卖场采购流程》的相关规定办理采购；目录内采购100万以上（含）的委托集采机构执行项目采购程序；分散采购事项委托采购代理机构执行招投标程序。磋商和招标等采购文件发布前，招标文件必须经财务处核对预算、付款条件等内容。
（五）招标结果确认。履行招投标程序的，确定中标候选人名单后，采购需求（归口）部门应按政府采购相关规定确定中标人、确认采购结果及发布公告。如不按照综合排名的先后次序确定中标人的，须报校党委会审议。
（六）签订采购合同。采购需求（归口）部门自中标、成交通知发出之日起30日内与中标或成交供应商签订合同，同时做好合同执行、履约验收及结项等工作。
（七）信息公示。采购采购需求（归口）部门提供采购合同、采购需求、阶段性付款计划，财务处在市财政预算管理一体化系统上传、备案和公示。
第五章 目录内采购项目的实施
第十三条 目录内采购属于政府采购，应按第四章政府采购程序规范要求编报采购预算、履行立项审批、执行采购。但在具体实施采购时，还须按金额不同实施相应的采购程序。
第十四条 5万元（不含）以下的货物或服务采购，由采购需求（归口）部门需求部门按择优选廉原则，在协议供货商名单内进行询价比价，确定供应商后，按《北京市对外贸易学校电子卖场采购流程》的规定，履行采购。
第十五条 5万元（含）以上100万元以下的货物或服务采购，按如下程序办理采购。
（一）采购需求（归口）部门在协议采购供应商范围内选择至少三家符合条件的供应商进行评议。
（二）成立评议小组进行评议，无法评议的应当说明原因并经主管校领导和校长审批（其中，选择定点会议场所召开会议、培训的，采购需求（归口）部门无需报采购小组组织评议，自行询价比价后报校党委会审批）。采购小组评议后，评议结果填写《采购评议意见表》（见附件2）及《采购评议结果确认表》（见附件3）。
（三）采购小组评议结果报主管校领导审批同意后，上报校党委会研究审议。校党委会批准后，党政办公室须在采购评议结果确认表注明会议日期后，方可办理采购合同等手续。
（四）供应商确定后，按《北京市对外贸易学校电子卖场采购流程》的规定，履行采购。
（五）因特殊情况采购小组评议意见无法确认供应商的，可外聘专家，遵循专家意见。其中：货物采购在规格、标准统一，品牌、型号一致的基础上，应采取最低价原则确定供应商。
第十六条 100万元（含）以上的货物或服务采购：
（一）委托集采机构执行项目采购程序。其中，400万（含）以上的应采用公开招标方式采购，如确需采取非公开招标方式，报市财政局审批后执行。
（二）采购需求（归口）部门编制采购需求文件，配合集采机构履行采购程序。
第六章 目录外采购项目的实施
第十七条 目录外采购项目严格履行采购审批程序后，按金额不同实施相应的采购程序。
第十八条 5万元（不含）以下的货物或服务采购，由采购需求（归口）部门按照择优选廉的原则，自行询价比价确定供应商。
第十九条 5万（含）以上50万（不含）以下的采购事项。
（一）须采用采购小组评议方式选取供应商，无法评议的应当说明原因并经主管校领导和校长审批；
（二）采购需求（归口）部门编写项目采购需求，在学校门户网站进行采购需求公示，公示期限不少于3个工作日；
（三）公示后，符合资格的参选供应商不足三家的，采购需求（归口）部门可对外邀请符合参选资格的供应商参选，仍不足三家的，重新启动公告程序，公告时间适当延长，两次公告仍未达到三家，请示主管校领导和校长同意后，采购小组在第二次公告所征集的供应商内组织评议；
（四）各家供应商应在规定的时间内按要求提交书面资料。采购需求（归口）部门对报名的供应商资格和资料进行审核；
（五）采购需求（归口）部门召集采购小组进行评议，按照少数服从多数原则确认采购评议结果，并填写《采购评议意见表》（见附件2）及《采购评议结果确认表》（见附件3）；
（六）采购小组评议结果报主管校领导审批同意后，上报校党委会研究审议。校党委会批准后，党政办公室须在采购评议结果确认表上注明会议日期后，方可办理采购合同等手续；
（七）供应商确定后，采购需求（归口）部门通知中标供应商履行合同程序；
（八）因特殊情况采购小组评议意见无法确认供应商的，可外聘专家，遵循专家意见。
第二十条 50万元（含）以上100万元（不含）以下的采购事项。
采购需求（归口）部门应委托采购代理机构采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等方式采购，不能委托采购代理机构的应当说明原因并经主管校领导和校长审批。
第二十一条 100万元（含）以上的采购事项。
100万元（含）以上采购事项属于政府采购，须按政府采购程序规范要求执行。100万元-400万元（不含）以下的，采购需求（归口）部门应委托采购代理机构采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等方式采购；400万元（含）以上的，必须采用公开招标方式采购，如确需采取非公开招标方式，报市财政局审批后执行。（工程类采购按照招投标法等有关规定执行）
第二十二条 对于采购小组评议的具有相对固定性、延续性的采购事项，在第一年按照本办法相关要求履行采购程序确定供应商后，后续两年内可延续使用，但必须编写沿用说明报批。
第七章 采购执行及验收
第二十三条 在一个财政年度内，采购需求（归口）部门部门不得将应当以公开招标方式采购的项目以化整为零方式规避公开招标。
第二十四条 采购合同应依照《北京市对外贸易学校合同管理办法》的规定签订，遵循平等、自愿原则确定双方的权利和义务，不得擅自变更或者解除合同。
第二十五条 采购需求（归口）部门负责采购合同的具体执行，按照合同执行进度提出资金支付申请，相关程序按照《北京市对外贸易学校支付管理办法》相关要求执行。
第二十六条 项目执行结束后，必须严格按《北京市对外贸易学校项目管理办法》项目验收的相关规定进行验收。采购执行和采购验收应有效分离，采购验收负责人不得为采购项目负责人或执行人。
第二十七条 涉密采购事项应当坚持谁采购谁负责、依法确定、公平竞争、全程监督、确保安全原则，采取必要的保密措施，按照涉密政府采购有关规定执行。
第二十八条 各部门应按市财政相关规定，做好供应商和专家管理工作。
第八章 督与管理
第二十九条 各部门在采购工作中应严禁下列行为：
（一）未执行采购程序，应采未采，规避政府采购程序；
（二）向特定投标人透露招标信息；
（三）评标过程不公开，暗箱操纵，评标结果不透明；
（四）故意提高标底价、控制价,向特定潜在中标人输送利益；
（五）在有关部门依法实施监督检查和审计过程中提供虚假情况；
（六）拒绝有关部门依法实施监督检查和审计。
（七）其他违反政府采购法律、法规的行为。
第三十条 参与采购的相关人员与供应商存在政府采购相关规范所列明利害关系的应当回避。
第三十一条 学校各项采购活动接受审计、纪检等部门的监督检查。
第三十二条 学校各项采购工作严格执行厉行节约和廉政建设的要求，各部门采购过程中存在违法违纪行为的，按照国家和北京市有关规定处理。
第九章 档案管理
第三十三条 采购项目档案是反映采购活动的重要记录，采购需求（归口）部门是采购档案的直接责任人，在档案移交前应负责本部门采购档案的整理和保存。
第三十四条 采购档案主要包括但不限于采购预算资料、采购申请及审批记录、采购活动记录（需求文件、采购公告、评标过程记录、投标文件等）、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
第三十五条 财政项目以及5万以上（含）自有资金项目所形成的采购档案，各部门应按照要求定期向学校档案管理部门移交采购档案，同时向财务处备案采购档案，移交过程中应做好文档交接签收工作。
第三十六条 采购档案不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购档案保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。
第十章 附则
第三十七条 紧急突发情况下不能履行采购审批程序的，经采购需求（归口）部门分管校领导和校长同意，并和财务处确定采购资金及采购方式后，执行采购；单次采购金额低于500元（不含）的小额零星采购，无需履行采购审批程序。
第三十八条 本办法未尽事宜依照北京市商务局、北京市财政局等上级部门有关政策规定执行。
第三十九条 本办法由学校财务处负责解释。
第四十条 本办法自印发日起施行，原《北京市对外贸易学校政府采购工作管理规定》同时废止。
